事務代行サービス

煩雑なバックエンドを、
一気通貫でサポート。

ECサイトの入金管理や発送代行、データ入力など、煩雑な事務業務をまるごと代行。
年間45万件の実績と1席からの柔軟な体制で現場の負担を解消し、貴社がコア業務に専念できる環境を構築します。

バックオフィスの「見えない負担」を取り除き、
企業の成長を加速させる。

属人化しやすい事務作業や、時期によって変動する業務量。
これらバックオフィスの隠れたコストと手間をアウトソーシングで切り離すことで、組織全体が「売上を創るコア業務」にフルコミットできる環境を実現します。

• ① 採用コストと固定費のジレンマ

  
  課題

  採用難と硬直化した人件費

  人の採用が困難なうえ、時期によって変動する業務量に対して人件費の圧縮や調整が難しい。

  

  解決

  柔軟なプランで人件費を最適化

  ご契約時間・日数に応じたプランで、月ごとの稼働時間調整や繁忙期のみのスポット稼働が可能に。必要な分だけのコストに抑えられます

• ② 業務のブラックボックス化

  
  課題

  業務の属人化と停滞リスク

  特定の担当者に業務が依存しており、マニュアル化や効率化が進まず、担当者不在時に業務が停滞してしまう。

  

  解決

  プロのノウハウによる
  マニュアル化

  業務効率化のノウハウを用いてプロセスを見直し、属人化していた業務をマニュアル化。安定したオペレーションを構築します。

• ③ リソース配分の偏り

  
  課題

  コア業務への深刻な圧迫

  日々の細々とした事務業務に追われ、社員が本来注力すべきコア業務（売上を作る業務）に集中できない。

  

  解決

  業務の切り出しによる
  生産性の向上

  煩雑なバックヤード業務だけを切り出して委託可能。現場の負担を解放し、組織全体が本来のコア業務に専念できる環境を提供します。

ビートの事務代行サービス

• ①ECサイト関連事務

  入金確認や返金処理、クレジット与信管理などの決済実務から、キャンセル・欠品への顧客対応、領収書発行、受注ステータスの更新まで、ショップ運営に欠かせないバックエンド業務を網羅します。

• ② 一般事務・データ入力

  各種データのシステム入力、請求書の発行・送付、営業用のターゲットリスト作成、資料請求への発送対応、名刺データのデジタル化など、日々のルーチンワークを正確かつスピーディに代行します。

• ③ バックヤード業務・
  　事務局代行

  キャンペーン事務局の運営代行、アンケート回答の集計・データ化、DMの封入から梱包・発送作業まで、一時的に膨らむ大量の事務作業やイベント付随業務を高品質にサポートします。

現場の負担を劇的に軽減した、事務代行の活用事例

導入事例紹介

業務が細分化されすぎて管理できない、人の入れ替わりが激しく教育が追いつかない。
こうした現場の切実な課題を、ビートの事務代行がどう解決したのか。業務量の適正化に成功した運用事例をご紹介します。

【事例1】ECモール事務（8チャネル対応）のタイムスケジュール適正化

お客様のお悩み

膨大な処理件数と、属人化によるコア業務の圧迫

業務量が非常に多く、細分化されているため、処理スピードやタイムスケジュール管理ができない状況でした。
同時進行でシステムの改修や効率化ツールの作成を行っていましたが、人の入れ替わりが激しく、採用・研修・安定化までに多大な時間を要するため、コア業務に集中できないという課題がありました。

ビートが解決！

時間帯別データの分析と、マニュアル化による業務適正化

業務効率化のノウハウを継承し、業務量の時間帯別データを作成することにより、集中する時間の把握・分析を実施しました。
日々の業務タイムスケジュールの細分化や開始時間の調整により業務量の適正化に成功。また、マニュアル化されていない項目の作成や課題の抽出等、幅広く提案を実施し、属人化を解消しました。だけ稼働を増減できる柔軟な体制により、採用・教育コストを抑えた効率的な営業支援を実現しています。

【事例2】キャンペーン事務局の運営および発送代行（短期スポット稼働）

お客様のお悩み

一時的な業務量増加に伴うリソース不足と採用コスト

短期的なキャンペーンを実施するにあたり、アンケート集計やDM・ノベルティの梱包・発送など、一時的に膨大なバックヤード業務が発生。しかし、短期対応のために新たに人材を採用・教育するのはコストと時間の面で現実的ではなく、既存社員のコア業務を深刻に圧迫することが懸念されていました。

ビートが解決！

必要な期間だけの柔軟な委託で、正確かつスピーディな処理を実現

短期・繁忙期のみ稼働できる柔軟なプランを活用し、事務局運営から物理的な作業（梱包・発送）までを一括で委託。
プロの確かな実務力でスピーディに処理することで、採用や教育の手間をゼロに抑えつつ、社員がキャンペーンの企画や効果測定といった本来のコア業務に専念できる環境を実現しました。

お問い合わせから運用開始までの流れ

業務内容や規模により異なりますが、お問い合わせから約1〜2ヶ月での運用開始が目安となります。マニュアル作成やオペレーターの研修を含め、丁寧な業務設計を行います。

導入フロー